Evitare le Trappole della PKM: Consigli per una Gestione Efficace delle Informazioni

Scoprire come trasformare efficacemente l’accumulo di informazioni in azioni concrete, evitando le insidie della procrastinazione e l’over-ottimizzazione. Comprendere come l’applicazione pratica supera la teoria e come strumenti come Obsidian e Notion possono essere utilizzati al meglio, senza cadere nelle trappole comuni della procrastinazione infinita.

Evitare le Trappole della PKM: Consigli per una Gestione Efficace delle Informazioni

Ultimo aggiornamento del post: 25 Gennaio 2024

Il cambiamento del contesto lavorativo

L’importanza del PKM deriva dal mutare del contesto lavorativo. Non si è più vincolati a un ufficio fisso. Con la tecnologia attuale, come portatili, tablet, smartphone e il web che connette a dati e persone, il lavoro si è spostato in spazi virtuali e flessibili. Le app online, che offrono strumenti per organizzare attività e informazioni, sono diventate essenziali in questo scenario. Questo implica la necessità per ogni professionista di gestire efficacemente le proprie attività e le informazioni di lavoro.

Nell’attuale ambiente lavorativo, sia per i freelance sia per i dipendenti aziendali, è comune partecipare a più gruppi di lavoro contemporaneamente. Questa realtà accentua ulteriormente l’importanza del lato ‘personale’ nella gestione delle conoscenze. Oltre all’influenza del team, ogni lavoratore deve essere in grado di gestire autonomamente il proprio flusso di lavoro e le strategie di organizzazione della conoscenza. La capacità di coordinarsi efficacemente tra diversi progetti e team diventa quindi essenziale, richiedendo un approccio personalizzato e ben strutturato alla gestione delle informazioni e delle attività.

PKM – Personal Knowledge Management

Il Personal Knowledge Management (PKM) è un processo utilizzato per raccogliere, classificare, conservare, cercare e condividere la conoscenza nelle attività quotidiane di una singola persona. Questo processo implica l’uso di una varietà di strumenti e strategie per gestire le informazioni personali e professionali, migliorare le proprie competenze e capacità di apprendimento e facilitare la decisione e l’innovazione. L’obiettivo è organizzare e utilizzare efficacemente le conoscenze per raggiungere gli obiettivi personali e professionali.

Puoi leggere un approfondimento qui: https://puntoincontro.org/main/personal-knowledge-management/

Trovare il proprio approccio alla PKM

Strumenti come Obsidian, Roam, Logseq e Notion sono conosciuti per la loro efficacia nell’organizzazione del lavoro. Queste sono solo alcune delle centinaia di app disponibili sul mercato. Nonostante la loro popolarità, non tutti necessitano di tali strumenti avanzati per un lavoro efficace. Alcuni individui raggiungono ottimi risultati senza utilizzarli. Inoltre, non è garantito che l’uso di queste app porti sempre ai risultati sperati.

La chiave sta nel trovare l’approccio che meglio si adatta alle esigenze personali di ciascuno.

La procrastinazione e la PKM

Un aspetto negativo legato alla gestione della conoscenza personale è la procrastinazione, spesso dovuta al desiderio di perfezionismo e ottimizzazione prima di iniziare un’attività. La procrastinazione si manifesta come la tendenza a rinviare il lavoro da svolgere. Mentre la gestione della conoscenza personale implica l’accumulo e conservazione di informazioni utili, molte persone sono naturalmente propense a raccogliere e conservare dati, trovando piacere in questo processo. I professionisti dell’informazione, ad esempio, sono costantemente alla ricerca di nuove idee e concetti, spesso attraverso la lettura di libri o la navigazione in internet. Sebbene l’accumulo di queste risorse possa sembrare un progresso, è fondamentale che queste informazioni siano utilizzate in modo concreto. Solo così si traducono in risultati tangibili nel campo della gestione della conoscenza.

Perciò i dati e le informazioni devono trovare la loro giusta elaborazione e collocazione a livello pratico. Per esempio, se devi scrivere un articolo e ti ritrovi a raccogliere decine di dati, questo può diventare un modo per procrastinare la stesura effettiva dell’articolo. I risultati tangibili si riferiscono all’azione concreta di utilizzare queste informazioni per completare compiti specifici, come la scrittura di un articolo. In sostanza, significa trasformare la conoscenza accumulata in prodotti o risultati misurabili e concreti nel campo della gestione della conoscenza.

Pratica e teoria nella gestione della conoscenza

La ‘Gestione della Conoscenza Personale’ può essere interpretata, in alcuni casi, come una forma sofisticata di procrastinazione. Questo approccio suggerisce che, sebbene l’accumulo e l’organizzazione delle informazioni possano apparire come attività produttive, non coincidono automaticamente con il lavoro effettivo. È importante riconoscere quando si sta procrastinando dietro la facciata della gestione della conoscenza. Se si attribuisce un’importanza eccessiva alla Gestione della Conoscenza Personale, si corre il rischio di impiegarvi troppo tempo, trascurando così altre attività fondamentali.

Immaginiamo un fotografo che vuole migliorare le sue abilità. Sa che l’elemento cruciale è scattare foto regolarmente e sperimentare con diverse tecniche di illuminazione e inquadratura. Anche se studiare teorie fotografiche e organizzare il proprio portfolio è utile, non rappresenta l’essenza del suo mestiere. Allo stesso modo, nell’ambito della ‘Gestione della Conoscenza Personale’, la raccolta e l’organizzazione delle informazioni sono importanti, ma il cuore dell’attività sta nell’applicare concretamente queste conoscenze per raggiungere obiettivi pratici.

La PKM come complemento, non come necessità

La ‘Gestione della Conoscenza Personale’ non è una condizione imprescindibile per eseguire un lavoro di qualità, ma piuttosto un complemento. Fornisce una base teorica e organizzativa, ma è nell’esperienza pratica e nell’applicazione diretta che emergono spesso le intuizioni più significative.

Ad esempio, un imprenditore che sviluppa un’impresa spesso scopre soluzioni e idee impreviste durante il processo effettivo di costruzione, piuttosto che nella fase di pianificazione.

Considerare la Gestione della Conoscenza Personale come un requisito indispensabile può, anche solo inconsciamente, portare a rimanere bloccati in cicli continui di teorizzazione e pianificazione, senza mai procedere all’azione pratica. Anche se potrebbe sembrare evidente che non sia un prerequisito, molte persone tendono a comportarsi come se lo fosse.

Trappole comuni nella gestione della conoscenza personale

Prima di analizzare alcuni principi fondamentali, è essenziale identificare due trappole comuni nella Gestione della Conoscenza Personale. La prima è quella che potremmo definire ‘procrastinazione ottimizzativa’. In questa situazione, gli individui sono costantemente alla ricerca del sistema ‘perfetto’, spesso cambiando strumenti o indulgendo in un’ottimizzazione eccessiva.

La realtà è che un sistema ‘perfetto’ non esiste. Ogni strumento o metodo ha i suoi pro e i suoi contro. Per chi si trova in questa trappola, scegliere una soluzione ‘abbastanza buona’ può in realtà aumentare la produttività.

La ‘Gestione della Conoscenza Personale’ (PKM) riguarda l’organizzazione e la conservazione delle informazioni personali. Tuttavia, ci sono alcune insidie comuni in questa pratica. Una è l’over-ottimizzazione del sistema di PKM. Avere un sistema funzionale è vitale, ma cercare di perfezionarlo costantemente può diventare una forma di procrastinazione.

Un altro problema è la tendenza a passare da uno strumento di PKM all’altro alla ricerca di quello ‘perfetto’. Questo comportamento, spesso osservato tra gli utenti che discutono online le loro preferenze e scelte, può rivelarsi controproducente. Il tempo dedicato al passaggio e alla configurazione di nuovi strumenti potrebbe essere impiegato in modo più produttivo.

Principi per evitare le trappole nella PKM

Per evitare queste trappole nella Gestione della Conoscenza Personale (PKM), è utile seguire alcuni principi. Primo, scegliere uno strumento e utilizzarlo per un periodo significativo, ad esempio sei mesi, resistendo alla tentazione di cambiare per nuove piattaforme emergenti. Questo permette di concentrarsi sul lavoro effettivo anziché sulla configurazione dello strumento.

Inoltre, è importante ricordare che, anche se gli strumenti di PKM possono essere di supporto, non sono indispensabili per realizzare un lavoro di qualità. La storia dimostra che molte grandi opere sono state realizzate senza tecnologie avanzate; e benché l’idea di un ‘secondo cervello’ digitale sia utile, non bisogna sottovalutare il potere del nostro cervello biologico. La riflessione e l’introspezione personale sono cruciali e non dovrebbero essere completamente sostituite da un sistema esterno.

Spesso, le idee più brillanti nascono in momenti di tranquillità, lontano dalla tecnologia, come durante una passeggiata o mentre si ammira l’alba con una tazza di caffè. Queste intuizioni non derivano necessariamente da appunti dettagliati o sistemi complessi. È fondamentale avere fiducia nella capacità del proprio cervello di elaborare e generare idee, soprattutto quando si è esposti a informazioni di qualità.

Un errore frequente è pensare che si debba documentare ogni informazione o idea per paura di perderla. In realtà, questa preoccupazione è spesso infondata. Se si assimilano informazioni rilevanti e di qualità, le idee importanti si manifesteranno in modo naturale.

Un metodo efficace nella ‘Gestione della Conoscenza Personale’ è quello di concentrare la raccolta di appunti su un progetto specifico. Invece di annotare informazioni a caso, è meglio scegliere un progetto, come scrivere un libro o creare un video, e dedicare gli appunti a questo. Tale approccio non solo filtra le informazioni irrilevanti, ma riduce anche la preoccupazione di perdere dati importanti. Infatti, collegare idee e pensieri al progetto aiuta a mantenere chiarezza e organizzazione. Utilizzando strumenti come i collegamenti bidirezionali, è possibile sviluppare un sistema di appunti più strutturato e focalizzato.

Adottando questa strategia basata su progetti, si tende a procrastinare di meno, poiché gli sforzi sono orientati verso un obiettivo concreto, invece di accumulare appunti senza una finalità chiara.

Conclusione: filtrare e organizzare informazioni in modo mirato

In conclusione, l’essenza di una gestione efficace della conoscenza personale non sta nell’accumulo indiscriminato di informazioni, ma nel saperle filtrare e organizzare in modo mirato, concentrandosi su progetti specifici. Questo approccio non solo rende l’apprendimento e l’elaborazione delle idee più efficienti, ma previene anche la procrastinazione e il sovraccarico di informazioni. Affidarsi alle proprie capacità cognitive, valorizzare le intuizioni spontanee e concentrarsi su obiettivi concreti può trasformare la gestione della conoscenza in uno strumento potente per la crescita personale e professionale.